แขกเดินทางมา 4 ชั่วโมง กระเป๋าหนัก เด็กๆ งอแง แต่มาเจอคิวยาวที่หน้า Reception 10 คน พนักงานหน้าเคาน์เตอร์กำลังยุ่งอยู่กับแขกอีกกลุ่ม นั่นคือการต้อนรับที่เริ่มต้นด้วยความหงุดหงิดครับ
ในทางกลับกัน ลองนึกภาพแขกที่ Check-in ผ่านมือถือระหว่างเดินทาง ถึงโรงแรมก็รับกุญแจได้เลย ไม่ต้องรอ ไม่ต้องกรอกฟอร์ม ความประทับใจแรกนั้นต่างกันโดยสิ้นเชิง
---
Pre-arrival Check-in คือระบบที่ส่ง Email หรือ SMS ให้แขกก่อนถึงวันเข้าพัก ให้เขากรอกข้อมูลที่จำเป็น เช่น สำเนาบัตรประชาชน ข้อมูลการชำระเงิน และความต้องการพิเศษ ผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ที่ปลอดภัยล่วงหน้าครับ
เมื่อแขกมาถึงโรงแรม พนักงานดึงข้อมูลที่กรอกล่วงหน้ามาได้ทันที ลดขั้นตอนที่ Front Desk ลงอย่างมาก บางโรงแรมไปไกลถึงขั้นมีระบบ Self Check-in Kiosk หรือ Key Card ที่ส่งผ่าน App ได้เลย
---
แขกได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและรวดเร็วครับ ไม่ต้องยืนรอ ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำซาก และรู้สึกว่าโรงแรมนี้ "ทันสมัย" และ "ใส่ใจ"
โรงแรมได้รับประโยชน์เช่นกัน พนักงาน Front Desk มีเวลาให้บริการที่มีคุณค่ากว่า เช่น การแนะนำสถานที่ท่องเที่ยว การ Upsell บริการเสริม และการสร้าง Connection กับแขก แทนที่จะใช้เวลาส่วนใหญ่กับงาน Administrative ที่ระบบทำได้ดีกว่า
Check-out ดิจิทัลก็ช่วยได้มากเช่นกันครับ แขกสามารถ Check-out ผ่าน App หรืออีเมลได้โดยไม่ต้องลงมาที่ Front Desk ใบเสร็จส่งทางอีเมลอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการรวดเร็วและเป็น Paperless ด้วย
---
ทุกครั้งที่แขก Pre-Check-in คือโอกาสในการเก็บข้อมูลและ Personalize ประสบการณ์ครับ ระบบสามารถถามความต้องการพิเศษ เช่น ชั้นที่ต้องการ ประเภทหมอน อาหารที่แพ้ หรือโอกาสพิเศษที่กำลังฉลองอยู่
ข้อมูลเหล่านี้ไหลเข้า PMS ทำให้ Housekeeping และ Front Desk เตรียมการต้อนรับได้อย่างเฉพาะเจาะจงสำหรับแขกแต่ละคน สร้างความประทับใจที่ทำให้แขกรู้สึกพิเศษและอยากกลับมาอีก
---
PMS ของ 9dev มีระบบ Pre-arrival Communication ที่ส่ง Email อัตโนมัติให้แขกก่อนวันเข้าพักครับ พร้อม Form กรอกข้อมูลล่วงหน้าที่ใช้งานง่ายบนมือถือ ข้อมูลทั้งหมดที่แขกกรอกจะ Sync เข้า PMS ทันที ทำให้ทีม Front Desk เตรียมพร้อมได้ก่อนแขกมาถึง ทีมงาน 9dev ช่วย Setup Workflow นี้ให้กับโรงแรมของคุณตั้งแต่วันแรก
---
Digital Check-in และ Check-out ไม่ใช่เทคโนโลยีอนาคตอีกต่อไปครับ มันคือมาตรฐานที่แขกยุคใหม่คาดหวัง โรงแรมที่นำระบบนี้มาใช้จะสร้างความประทับใจตั้งแต่แรกพบและสุดท้ายก่อนจาก ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดสองช่วงของประสบการณ์การพักโรงแรม
